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Gobernanza de Power BI, lo que las organizaciones deben saber

por Iván Torres
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En los últimos años, Power BI se ha convertido en una de las herramientas de inteligencia empresarial (BI) más utilizadas. Power BI es más que una simple herramienta de generación de informes; es una plataforma analítica integral que permite a los usuarios colaborar en la comprensión de los datos y compartirlos interna y externamente. Además de crear informes y paneles, Power BI permite a los usuarios colaborar y compartir su trabajo con otros. Por ejemplo, los usuarios pueden compartir dashboards con sus colegas, lo que les permite ver, interactuar y relacionarse con los datos rápidamente. Sin embargo, a medida que más organizaciones adoptan Power BI, se vuelve esencial garantizar que se implementen procesos, políticas y reglas de gobierno adecuados.

El gobierno de Power BI se refiere a un conjunto de procesos, políticas y estándares que las organizaciones implementan para administrar y controlar el uso de Power BI. La gobernanza es fundamental para garantizar que el uso de Power BI esté alineado con los objetivos y la estrategia de la organización, cumpla con las normas y estándares pertinentes y proteja los datos confidenciales. El gobierno de Power BI abarca varias áreas, incluida la seguridad, la administración de datos, el cumplimiento y la administración de usuarios. También implica definir las pautas de acceso, uso compartido, seguridad y cumplimiento de datos dentro de Power BI. Esto incluye definir roles y permisos para los usuarios, especificar fuentes de datos aprobadas que se pueden usar y garantizar que los datos sean precisos, actualizados y seguros en toda la organización. Además, el gobierno de Power BI implica monitorear y auditar el uso de Power BI para garantizar que se use de manera adecuada y de conformidad con las políticas de la organización. La falta de gobierno de Power BI puede afectar a las empresas de varias maneras negativas, por lo que es importante que todos dentro de la organización, especialmente los equipos gerenciales, comprendan bien cómo pueden beneficiarse al apoyar el establecimiento del gobierno de Power BI en toda la organización. Aquí hay algunas razones:

  • Mejor toma de decisiones
    Con el gobierno de Power BI implementado, las organizaciones pueden garantizar que los datos utilizados en la toma de decisiones sean precisos, coherentes y confiables. Esto puede ayudarlos a tomar decisiones informadas basadas en información de datos confiables.
  • Seguridad y cumplimiento mejorados
    El gobierno de Power BI ayuda a establecer medidas de seguridad para proteger los datos confidenciales y garantizar el cumplimiento de las normativas y los estándares del sector. Esto ayuda a evitar costosas filtraciones de datos y sanciones por incumplimiento.
  • Uso eficiente de los recursos
    Al establecer pautas para roles y responsabilidades, acceso a datos, uso compartido y almacenamiento, el gobierno de Power BI puede ayudar a las organizaciones a usar sus recursos de manera más eficiente. Esto puede resultar en ahorros de costos y mejora de la productividad.
  • Colaboración mejorada
    Tener políticas de gobierno de Power BI ayuda a los propietarios de negocios a promover la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo. Esto puede resultar en un mejor trabajo en equipo y mejores resultados para la organización.
  • Mejor gestión y control
    El gobierno de Power BI ayuda a las organizaciones a administrar y controlar el uso de Power BI dentro de la organización. Esto puede ayudarlos a garantizar que la herramienta se utilice de manera efectiva y eficiente y que los datos se utilicen de una manera que se alinee con sus objetivos comerciales.

Sin una gobernanza adecuada, la organización puede enfrentar los siguientes desafíos:

  • Problemas de calidad de datos
    Si los usuarios pueden acceder a cualquier fuente de datos sin validación o verificación, pueden usar datos inexactos, incompletos u obsoletos para sus informes. Esto puede dar lugar a percepciones incorrectas, conclusiones erróneas y acciones que pueden perjudicar a la organización o a los clientes.
  • Problemas de seguridad de datos
    Los usuarios que comparten datos e informes sin restricciones ni controles de permisos pueden exponer información delicada o confidencial a terceros no autorizados. Esto puede resultar en violaciones de datos, violaciones de cumplimiento, daños a la reputación o responsabilidades legales.
  • Problemas de difusión de datos inconsistentes
    Los usuarios que pueden crear y publicar informes sin estándares ni directrices pueden generar informes redundantes, incoherentes y lentos que saturan el espacio de trabajo de Power BI. Esto puede confundir a los usuarios que necesitan encontrar información relevante rápidamente y perder un tiempo valioso.
  • Problemas de gobierno de datos
    Si los usuarios pueden operar sin la responsabilidad o la supervisión de TI o de los líderes empresariales que poseen los activos de datos que utilizan para fines de informes, pueden hacer un uso indebido o abusar de los datos para sus agendas. Esto puede socavar la confianza entre las partes interesadas que dependen de datos precisos y coherentes para la toma de decisiones.

Si bien las razones anteriores brindan a los tomadores de decisiones una buena base para tomar en serio la gobernanza de Power BI, es posible que se pregunten qué áreas deben considerar y qué tipo de garantía deben buscar. Las organizaciones deben ser conscientes del gobierno de Power BI para evitar estos desafíos y riesgos, e implementar un marco que equilibre el empoderamiento del usuario con el control de la organización. Un buen marco de gobierno de Power BI debe incluir lo siguiente:

  • Seguridad
    Este es un aspecto crucial del gobierno de Power BI. Power BI puede contener datos confidenciales que deben protegerse contra el acceso no autorizado, la manipulación o el robo. La empresa debe asegurarse de que se implementen las medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos en Power BI. Esto incluye configurar controles de acceso, crear políticas de seguridad de datos e implementar el cifrado.
  • Gestión de datos
    La administración de datos es otro aspecto importante del gobierno de Power BI. La empresa debe asegurarse de que los datos utilizados en Power BI sean precisos, fiables y estén actualizados. Un dashboard elegante y bien diseñado no vale nada si no refleja una imagen comercial precisa. Los usuarios comerciales pueden perder rápidamente su confianza si reciben información incorrecta. Las organizaciones pueden desperdiciar cantidades significativas de dinero al no invertir en establecer un gobierno adecuado.
  • Cumplimiento
    Otra área crítica del gobierno de Power BI es el cumplimiento. Los propietarios de negocios deben asegurarse de que Power BI cumpla con las leyes, regulaciones y estándares de la industria pertinentes. Esto incluye regulaciones de privacidad de datos como GDPR e HIPAA, estándares de la industria y políticas y procedimientos internos.
  • Gestión de usuarios
    Este es otro aspecto crucial del gobierno de Power BI. Los dueños de negocios deben estar seguros de que el acceso y los permisos de los usuarios son correctos y se administran de manera eficiente para garantizar que los usuarios solo puedan acceder a los datos que necesitan para realizar su trabajo.
  • Monitoreo de uso
    Las organizaciones deben monitorear el uso de los informes y paneles de Power BI para garantizar que se usen de manera adecuada y que cualquier problema se identifique y solucione rápidamente. Esto incluye monitorear la actividad del usuario, las actualizaciones de datos y las métricas de rendimiento.
  • Capacitación
    La formación eficaz garantiza que los empleados utilicen Power BI de forma eficaz y cumplan las políticas de la organización. Las organizaciones deben brindar orientación sobre el uso de Power BI y la capacitación continua para respaldar y garantizar que el conocimiento de los empleados esté actualizado sobre las mejores prácticas y las nuevas funciones.
  • Documentación
    La documentación es un aspecto esencial del gobierno de Power BI. Ayuda a las organizaciones a administrar que su plataforma Power BI se implemente y mantenga de manera efectiva y cumpla con sus políticas y procedimientos. También reduce la interpretación de información dispar sobre la implementación de Power BI en toda la empresa. La documentación incluye políticas y procedimientos, orígenes de datos, informes, paneles y todos los demás artefactos disponibles en Power BI. También incluye usuarios y sus permisos.

Las organizaciones deben ser conscientes del gobierno de Power BI porque puede afectar significativamente su éxito. Un gobierno adecuado garantiza que Power BI se use de manera eficaz y eficiente para lograr los objetivos comerciales mientras se protegen los datos confidenciales y se cumple con las reglamentaciones. Si no se implementa una gobernanza adecuada, se pueden generar filtraciones de datos, multas reglamentarias, pérdida de confianza y daños a la reputación de la organización.

En conclusión, el gobierno de Power BI es fundamental para garantizar que Power BI se use de manera eficaz, eficiente y segura. Las organizaciones deben valorar el gobierno de Power BI e implementar procesos, políticas y estándares adecuados para administrar Power BI. Al hacerlo, pueden asegurarse de que Power BI se alinee con los objetivos de la organización, cumpla con las regulaciones pertinentes y proteja los datos confidenciales.

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