El Instituto de Gobierno de Datos (DGI) define la gobernanza de datos como “un sistema de derechos de decisión y responsabilidades relacionadas con la información. Este se rige por modelos establecidos que detallan quién puede tomar qué acciones con qué información, cuándo, bajo qué circunstancias y cómo.”
Esencialmente, la gobernanza de datos es un marco que regula cómo se utilizan los datos dentro de una organización. Sin embargo, por diversas razones, muchas organizaciones no logran implementar efectivamente la gobernanza de datos. ¿Por qué? Básicamente, a las personas les gusta tener libertad y no ser controladas, especialmente cuando se trata de datos. Sin embargo, la libertad total en el manejo de datos puede ser una receta para el desastre, ya que puede exponer a la organización a brechas de seguridad.
Para esquivar estos problemas y posicionarte para el éxito, tienes que buscar un equilibrio entre dos extremos de un espectro divergente: uno que representa las directrices y el control, y otro que promueve el acceso y la autonomía.
¿Cuál es el primer paso para garantizar una efectiva gobernanza de datos?
No hay una única respuesta correcta. Pero el consenso entre los expertos en gestión de datos sugiere que el primer paso debería incluir uno o más de los siguientes elementos:
- Garantizar la calidad de los datos: Sin datos de calidad, es difícil generar confianza, que es crucial para tomar decisiones informadas.
- Establecer definiciones y convenciones de nomenclatura: Al establecer estos estándares aseguras la uniformidad y la precisión, promoviendo la responsabilidad y la coherencia. También facilita “encontrar los datos”.
- Adoptar una actitud de facilitador: No se trata de ser un guardián restrictivo. Es más eficaz apoyar a los usuarios de los datos manteniendo un control adecuado.
- Entender las necesidades de las personas: Pregúntate: “¿Qué necesitan las personas para hacer su trabajo de manera efectiva? ¿Y cómo puedo satisfacer mejor esas necesidades?” y construye a partir de allí.
En resumen, inicia el proceso con la intención de crear una cultura donde las personas puedan explorar e innovar de manera segura y responsable con los datos.
¿Cómo lograr que todos participen en este proceso?
Una vez que has dado el primer paso, es hora de generar impulso. No temas utilizar la infraestructura existente; esta iniciativa no necesita ser un proyecto que comienza desde cero y requiere una gran inversión.
Además, considera establecer competencias e incentivos; no hay nada malo en premiar a las personas por asegurarse de que los datos se manejen de manera correcta y consistente.
Finalmente, asegúrate de que la gobernanza de datos sea una parte integral de los objetivos de cada persona a lo largo del año. Si al final, alguien puede decir: “Limpié 78 conjuntos de datos obsoletos y cambié la nomenclatura para ajustarme a las convenciones”, entonces vas por buen camino.
¿Algún otro consejo y truco de gobernanza?
Por supuesto. Según las conversaciones que he tenido a lo largo de los años con especialistas en gobernanza de datos, se aconseja automatizar tanto como sea posible.
“Cuanto más puedas automatizar”, me dijo un analista, “más tiempo tendrás para conversar y debatir, lo que te permitirá ser más efectivo en tus objetivos”.
Además, no conectes tus conjuntos de datos de origen directamente a tus flujos de datos de producción. Coloca una capa de protección entre tus fuentes de datos y tus flujos de trabajo. “Es en esa interfaz donde centralizas toda tu validez”, explicó otro experto.
También, comprende que a veces todo se reduce a las interacciones humanas. Fomenta un consejo de gobierno y promueve reuniones, o al menos, establece un chat donde las personas puedan hacer preguntas. Esto incrementa el factor de confianza.
Otra recomendación es experimentar con las funciones de certificación que ofrecen las plataformas modernas de BI. Una vez que tengas un grupo certificado de usuarios que pueden acceder a todos los conjuntos de datos, puedes comenzar a eliminar los conjuntos de datos obsoletos.
“Descubrí que añadir una pequeña marca de agua o sello a esos informes certificados crea una cultura completamente nueva en la organización”, compartió un experto en gobernanza de datos. “Una cultura de gobernanza”.
Hacer un seguimiento manual de los eventos de gobernanza puede ser un proceso largo. Para facilitar esto, muchas plataformas modernas de BI proporcionan conjuntos de datos que puedes usar para medir la gobernanza de datos. Los informes de gobernanza comunes incluyen la participación en la plataforma, los nuevos paneles creados y la tasa de error de actualización del flujo de datos.
Por último, es importante reconocer que la gobernanza de datos es un proceso continuo. Siempre estarás en medio de este viaje, o despegando otra capa de la cebolla. La mejor manera de seguir adelante es, simplemente, continuar avanzando.
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