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¿Cómo decidir si vale la pena comprar una herramienta SaaS?

En el entorno empresarial actual más competitivo e impulsado por la tecnología, todas las empresas que buscan aumentar la actividad y la productividad están cosechando los beneficios del mundo del software. La industria del software es bastante diversa, con soluciones que pueden satisfacer prácticamente cualquier requisito comercial potencial, ya sea mayores capacidades de computación en la nube, herramientas de automatización basadas en inteligencia artificial u opciones de procesamiento comercial.

La abreviatura de software como servicio es “SaaS”. El software como servicio (SaaS) es un paradigma de licencia y entrega de software en el que el producto se licencia por suscripción y se aloja de forma centralizada.

El modelo de negocio SaaS está ganando aceptación alrededor del mundo. Empresas de todos los tamaños ya están adoptando SaaS como la alternativa superior al desarrollo de hardware y software en las instalaciones. Una encuesta de Computer Economics informa que el 60% de las organizaciones ahora tienen algunas soluciones SaaS en sus operaciones, y aproximadamente 36% planea expandir su inversión en los próximos meses.

Elegir el software adecuado es fundamental para el éxito de una empresa. Hay varios factores a considerar antes de comprar una solución SaaS. SaaS tiene sentido para los gerentes comerciales que desean las capacidades más nuevas a un costo más económico y sin preocuparse por las demandas comerciales futuras.

¿Por qué se debe utilizar un Software de gestión SaaS?

Muchas empresas prefieren adoptar soluciones SaaS debido a los beneficios que brindan. Aquí hay una lista de verificación de los más notables que puede usar:

  • Accesibilidad: se refiere a la capacidad de la herramienta para trabajar las 24 horas del día, los siete días de la semana, desde cualquier dispositivo, asegurando una productividad y continuidad óptimas para su empresa.
  • Almacenamiento de datos: los datos se guardan regularmente en la nube para minimizar la pérdida de datos.
  • Gestión de operaciones: no se requiere instalación, actualizaciones de equipos ni gestión de licencias tradicional.
  • Aumentar la seguridad: los proveedores de SaaS gastan mucho en experiencia y tecnología de seguridad.
  • Rentabilidad: precios de pago por uso y no se requieren depósitos de hardware.
  • Escalabilidad: una solución que se puede escalar fácilmente para adaptarse a las demandas cambiantes.
  • Analítica: tener acceso a programas de análisis y reporte de información.

Ejemplos de SaaS

Algunas instancias de SaaS incluyen:

  1. Shopify: un ejemplo de una plataforma de comercio electrónico SaaS es Shopify. Brinda al cliente un software completo de carrito de compras e infraestructura de alojamiento, lo que permite a las empresas lanzar una tienda en línea en un abrir y cerrar de ojos.
  2. Google Apps: con Google Play, Google Opera y desarrolla un servicio de distribución digital. La tienda de aplicaciones oficial del sistema operativo Android permite a los usuarios explorar y descargar aplicaciones.
  3. Dropbox: al ser un servicio de alojamiento de archivos, ofrece almacenamiento en la nube, sincronización de archivos, nube personal y software de cliente. Dropbox ha sido nombrada una de las empresas emergentes más valiosas de los Estados Unidos y del mundo.
  4. MailChimp: MailChimp es una plataforma de automatización de marketing y un servicio de marketing por correo electrónico con sede en los Estados Unidos. Se lanzó como un servicio pago y agregó una opción gratuita en 2009, aumentando su base de usuarios de 85,000 a 450,000 por año.
  5. HubSpot: con capacidades que van desde ventas y marketing hasta soporte y operaciones, no hay duda de que HubSpot es una verdadera “plataforma todo en uno” con la mejor UI y UX de su clase, particularmente para su centro de marketing.

Por otro lado, HubSpot está destinado a grandes empresas con grandes equipos, no a agencias. Uno debe buscar mejores alternativas de HubSpot.

Ventajas de SaaS

Los siguientes son los beneficios de SaaS:

1) Menores costos de aplicación

Todas las empresas necesitan costos de aplicación más bajos. La reducción de costos es uno de los beneficios esenciales de SaaS. El costo de la infraestructura de TI y el mantenimiento siempre será prioridad. Las soluciones SaaS pueden mitigar drásticamente estos gastos, lo que permite gastar en otras áreas mientras se mantiene una infraestructura corporativa segura y adaptable. Los modelos comerciales de SaaS a menudo se basan en suscripciones y brindan flexibilidad y soluciones personalizadas para tus necesidades. SaaS se está volviendo cada vez más popular entre las unidades comerciales debido a su bajo costo inicial.

2) Funciones más recientes

Una solución empresarial SaaS permite a las empresas obtener actualizaciones de software y nuevas funciones a medida que estén disponibles. Las últimas funciones aumentan la eficiencia y brindan información comercial más reciente. Las soluciones SaaS se actualizan automáticamente para hacer que los datos sean más seguros y utilizables, resolviendo todas las fallas y haciendo que el sistema sea fluido y sin fallas con un uso inmediato.

Las soluciones SaaS permiten tener una visión vertical y horizontal de todas las operaciones de la empresa, lo que ayuda en la identificación de soluciones adecuadas a los desafíos del negocio.

3) Adaptabilidad tanto para tu negocio como para tus usuarios

La flexibilidad es una característica muy crítica para que cualquier organización pueda competir en un mercado de nivel superior. Las empresas con estrategias, culturas y modelos comerciales adaptables siempre tienen una ventaja competitiva. La flexibilidad de una empresa se define por su actitud hacia las nuevas aplicaciones, la adición de funciones, la actualización de los sistemas y el aumento de usuarios. Las aplicaciones SaaS obtienen una alta calificación en términos de satisfacción comercial y del cliente. Se pretende reunir a un gran número de usuarios para colaborar. SaaS simplifica la adición de nuevos servicios y soluciones sin necesidad de software adicional.

4) Colaboración

Las aplicaciones SaaS permiten que numerosos usuarios colaboren en el mismo paquete de software simultáneamente. SaaS permite que varios usuarios trabajen en la misma página o módulo. SaaS es inteligente y permite a los usuarios conservar datos de manera inteligente sin riesgo de pérdida de datos; no es necesario enviar documentos para revisión, carpetas sistemáticas y documentos maestros. Todo lo que necesitas está en un solo lugar. Considera Dropbox, uno de los proveedores de almacenamiento en la nube más inteligentes basado en el modelo SaaS.

Desafíos de SaaS

A continuación se enumeran los desafíos de usar productos SaaS:

No es sorprendente que el beneficio número uno de adoptar SaaS sea también la desventaja número uno: el requisito de una conexión a Internet. Es una ventaja si tiene una conexión robusta y confiable. Es un contra si no tienes una conexión confiable.

Ya no es un problema a medida que Internet y las redes de alta velocidad, como 5G, están más disponibles. Sin embargo, hay algunas posibilidades más en las que pensar antes de elegir una solución SaaS.

Otras dificultades pueden incluir las siguientes:

  • Pérdida de control: el proveedor administra todo, lo que le permite depender de las habilidades del proveedor.
  • Personalización limitada: la mayoría de las soluciones SaaS brindan poca personalización del proveedor.
  • Velocidad más lenta: las soluciones SaaS pueden tener una latencia más alta que los programas cliente/servidor.
  • Riesgos de seguridad: si bien el proveedor de SaaS protege la aplicación, los datos confidenciales deben manejarse con cautela.

Pasa por las siguientes etapas del proceso de compra aunque estés en cualquier parte del proceso de elección de producto SaaS:

  • Identificar de 3 a 5 empresas que puedan ayudarte
  • Reducir el número de posibilidades a dos
  • Negociar con tu primera elección para obtener el mejor precio posible

Factores a considerar antes de adquirir una solución SaaS

Los siguientes son los cinco factores que toda empresa debe considerar antes de firmar un acuerdo de compra de SaaS.

1) Un examen exhaustivo del problema

Lo primero y más importante que debes hacer al adquirir una solución SaaS es determinar si el producto SaaS resuelve el problema que tu negocio, equipo u organización está experimentando. Para hacer esto, las organizaciones primero deben examinar minuciosamente las necesidades comerciales e identificar los problemas que requieren el uso de una solución SaaS. Una vez que se establece el problema, las organizaciones pueden encontrar más fácilmente la solución que mejor se adapte a sus requisitos operativos, de seguridad y de cumplimiento.

2) Prueba primero, luego compra

Si bien todo puede aparecer en orden en el papel, no puedes ignorar los problemas de gestión que pueden surgir durante la implementación de la solución. Al pagar una pequeña tarifa solo por el rendimiento, las empresas pueden probar la solución antes de comprometerse a completar la compra. Los clientes adquieren conocimientos sobre varios factores importantes de prestación de servicios. La mejor solución para tales problemas es pedirle al proveedor una lista de clientes que ya utilizan la misma solución o una similar.

3) Un acuerdo de nivel de servicio (SLA) confiable

Una sólida relación proveedor-cliente requiere acuerdos de nivel de servicio. Genera confianza y asegura que el proveedor hará todo lo posible para satisfacer los objetivos de rendimiento. El SLA debe estar orientado al negocio y garantizar un valor añadido a la empresa. Debe explicar explícitamente cada indicador de rendimiento acordado, asegurando la responsabilidad del proveedor durante el tiempo de inactividad o las caídas de rendimiento, y expresar claramente los procedimientos de compensación en caso de que no se alcancen los objetivos de rendimiento.

4) Estrategia de salida y flexibilidad

Los flujos de trabajo, los procesos y las necesidades empresariales evolucionan. En el siglo XXI, los negocios tienen que ver con la agilidad. A medida que una empresa crece y se vuelve global, debe alinearse con diversas prácticas y políticas de gobierno de TI. Por lo tanto, cada empresa debe buscar una solución SaaS que brinde la flexibilidad necesaria para adaptarse a los cambios a largo plazo. También deben considerar los gastos que estos ajustes supondrán.

Es igualmente vital discutir los puntos críticos de discontinuidad del servicio, el período mínimo de notificación antes de irse, el acuerdo de propiedad de datos, etc.

5) Haz un análisis final

No te equivoques al confiar en los precios; considera siempre otras variables como la reputación, la estabilidad, la I+D y las referencias. Siempre debes solicitar una demostración final del producto, ya que la versión puede haber cambiado desde su última experiencia con él. Antes de hacer una selección final, algunos factores cruciales incluyen el conocimiento tecnológico del proveedor, la conveniencia de hacer negocios y los métodos de servicio al cliente.

Utiliza el Software SaaS adecuado para tu empresa basada en datos

Al aprovechar los beneficios de big data, las soluciones SaaS pueden ayudarte a mejorar muchos aspectos de tu organización, como reducir los gastos, aumentar la productividad y la eficiencia, y mejorar los procedimientos operativos.

Pensamientos finales

Las empresas que utilizan aplicaciones basadas en la nube utilizando el modelo de negocio SaaS están creciendo ya que se basa en un modelo de suscripción y ofrece varias ventajas. La capacidad de implementar rápidamente soluciones con menor riesgo de inversión ha llevado a los propietarios de las empresas a preferir las soluciones SaaS que otras alternativas.

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Author: Iván Torres
Author: Iván Torres

Iván Torres actualmente cuenta con una Maestría en Ciencias en Analítica de Negocios e Inteligencia Artificial Aplicada, otorgada por la Universidad de Charleston (West Virginia, USA), también es profesor de Ingeniería y Maestría en la Universidad TecMilenio, y ha contribuido en diferentes proyectos tecnológicos como analista, consultor y líder para empresas de ámbito internacional acumulando más de 15 años de experiencia en los campos de desarrollo de Software, Big Data, analítica de negocio e I.A. Editor de About Data Blog.

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