Todo empezó con una hoja de cálculo. Estaba en una reunión de ventas cuando alguien mencionó un modelo para calificar clientes potenciales que no estaba en ningún sistema oficial. Resultó que el equipo comercial había construido su propio sistema en Excel porque el CRM institucional era demasiado lento para sus necesidades. La reacción común habría sido pensar en incumplimiento, pero algo me detuvo: ¿y si esta solución improvisada fuera en realidad una señal de que nuestros sistemas se estaban quedando cortos?
Con el tiempo descubrí que este no era un caso aislado. En todas las organizaciones con las que he trabajado, he encontrado versiones de esta misma historia: empleados que, ante la lentitud o rigidez del stack oficial, construyen sus propias herramientas. Lo que emerge es una “pila de sombras” (shadow stack): una colección no oficial de soluciones creadas desde el terreno que, lejos de ser simples parches, a menudo encarnan innovación legítima.
¿Por qué los empleados construyen sus propias herramientas?
La razón es sencilla: quieren trabajar mejor. La agilidad operativa es una necesidad real. Si un informe oficial tarda semanas, un departamento se las arreglará con una hoja de cálculo. Si una plataforma carece de datos relevantes, alguien escribirá un script que los capture. Si una aplicación no permite una tarea crítica, se usará una alternativa, aunque no esté aprobada.
Este comportamiento no es insubordinación. Es ingeniería situacional. Y es mucho más común de lo que se reconoce. En muchas empresas, el número de herramientas efectivamente en uso —si incluimos las no oficiales— duplica o triplica la cantidad de aplicaciones sancionadas por TI.
Intentar bloquear esta dinámica suele ser contraproducente. He visto cómo al restringir el acceso a una app popular en la nube, los equipos simplemente cambiaron de canal: usaron VPNs, correos personales o dispositivos externos. En vez de mejorar la seguridad, se volvió más difícil asegurar y auditar lo que ya estaba ocurriendo.
Entonces, en lugar de perseguir estas iniciativas, ¿y si las estudiáramos?
De riesgo a oportunidad: cambiar el lente
Mi forma de ver estas soluciones cambió. De amenazas, pasaron a ser síntomas valiosos. Cada macro, script o app casera señala una brecha en los sistemas oficiales. Nos dicen exactamente dónde fallamos en dar soporte a quienes están más cerca del negocio.
Recuerdo el caso de un científico de datos que construyó un modelo de pronóstico fuera del stack estándar. En lugar de rechazarlo, lo analizamos. Resultó tan efectivo que el CIO decidió integrarlo formalmente en el sistema de planificación. Esa actitud de colaboración desbloqueó un valor que, de otro modo, habríamos perdido.
En otro caso, una organización bloqueó por completo una app de almacenamiento en la nube tras un incidente de seguridad. ¿El resultado? Los empleados siguieron usándola, pero en secreto, sin posibilidad de validación ni control. La lección fue clara: prohibir no elimina el riesgo, solo lo desplaza.
En cambio, cuando adoptamos una mentalidad de colaboración, las cosas cambian. Podemos evaluar, mejorar y eventualmente escalar aquellas soluciones que demuestran ser útiles.
El nuevo rol: curadores de la innovación emergente
Aquí es donde entra el analista de datos con un nuevo sombrero: el de curador de la pila de sombras. Ya no se trata solo de controlar datos o mantener dashboards. Se trata de:
Detectar herramientas no oficiales útiles.
Evaluar su robustez, seguridad y alineación con necesidades reales.
Guiar su formalización mediante buenas prácticas y procesos de gobernanza livianos.
Un curador no es un censor, sino un conector entre la creatividad informal y la institucionalización responsable. En mi experiencia, este rol implica acercarse con una pregunta sincera:
“Noté que construiste esta herramienta. ¿Qué problema resolvía? ¿Cómo te ha funcionado?”
Esa simple apertura genera confianza. Y a partir de ahí, todo fluye.
Caso real: Excel y presupuesto
En una ocasión, el departamento de Finanzas me mostró una hoja de cálculo que usaban para vincular cifras de ventas con proyecciones de flujo de caja. A primera vista, parecía solo una automatización local. Pero tras analizarla descubrimos que sus fórmulas eran sólidas, útiles y más ágiles que nuestro sistema formal.
En vez de desecharla, integramos esa lógica directamente en nuestra plataforma de presupuestos, con mejoras técnicas y controles de acceso. Lo que comenzó como un archivo informal se convirtió en un componente institucional.
Cómo evaluar herramientas informales
Este proceso de curaduría no es arbitrario. Aplicamos una metodología simple pero rigurosa:
Trazabilidad del flujo de datos: entendemos de dónde vienen los inputs y adónde van los outputs.
Validación de resultados: comparamos los outputs con benchmarks conocidos.
Revisión de seguridad y privacidad: buscamos riesgos latentes o brechas normativas.
Supervisión humana: siempre hay alguien responsable del proceso.
Si una solución pasa estos filtros, se puede formalizar con trazabilidad y confianza. Incluso implementamos un sistema de revisión rápida: toda herramienta con potencial escalable debe superar una verificación básica. Así, cuando se adopta oficialmente, ya tiene un historial y un marco de soporte.
Cultura: la clave para escalar
Nada de esto funciona sin una cultura de confianza. Dejamos claro que mostrar una herramienta no oficial no traerá consecuencias negativas, sino todo lo contrario. En una compañía, establecimos un proceso abierto: cualquier empleado podía enviar su macro, script o app para evaluación voluntaria. Esto convirtió soluciones ocultas en activos compartidos.
También comenzamos a reconocer públicamente los éxitos de estas iniciativas, siempre de forma anónima si era necesario. En nuestras comunicaciones internas, destacamos cómo la iniciativa de un equipo resolvió un problema real, y cómo fue adoptada oficialmente. El mensaje era claro: la creatividad no se castiga, se promueve.
Incluso formalizamos este proceso mediante “sprints de innovación informal”, donde un equipo multidisciplinario (analista, desarrollador y usuario de negocio) trabaja durante un trimestre en mejorar una herramienta prometedora. Así logramos llevar a producción ideas que antes vivían en la sombra.
Más ejemplos reales: de la informalidad al impacto
En un departamento creativo, los diseñadores empezaron a usar una app de mejora de imágenes con IA. Al principio generó alertas de cumplimiento, pero al analizarla vimos que reducía drásticamente los tiempos sin comprometer calidad. Adoptamos la herramienta con controles adecuados, transformando una app informal en parte del stack oficial.
En una organización benéfica de salud, los equipos de campo usaban una app móvil gratuita para encuestas. El sistema corporativo era demasiado lento. ¿El resultado? Mejores tasas de respuesta y datos más actuales. En lugar de bloquear su uso, replicamos la lógica y preguntas en una app segura y oficial. Conservamos la agilidad, pero ganamos gobernanza.
Estos casos muestran cómo la innovación no siempre nace en la oficina de arquitectura de TI. A veces empieza con una necesidad urgente, una idea práctica y una solución improvisada. El reto es saber cuándo escuchar.
Conclusión: de la sombra al valor estratégico
Lo que alguna vez vimos como shadow IT puede convertirse en una ventaja competitiva si cambiamos el enfoque. En lugar de ignorar o perseguir estas soluciones informales, podemos cultivar una cultura de innovación curada: evaluamos lo que emerge, validamos lo útil y lo integramos con gobernanza.
Los analistas están en la primera línea de esta transformación. Al adoptar el rol de curadores de la pila de sombras, pueden ayudar a sus organizaciones a ser más ágiles, adaptables y centradas en las verdaderas necesidades del negocio.
En un mundo donde la tecnología y los datos definen el ritmo del cambio, ignorar estas señales sería un error estratégico. Escucharlas, en cambio, puede marcar la diferencia entre estancarse… o evolucionar.
